Plan Ciągłości Działania (BCP, ang. Business Continuity Plan) to plan, który pomaga organizacji sprawnie reagować na sytuacje kryzysowe. Jest on niezbędny do tego, aby firma mogła działać nieprzerwanie w obliczu niespodziewanych katastrof oraz szybko wracać do normalnego funkcjonowania po ich wystąpieniu. Jak wygląda wdrożenie BCP w firmie krok po kroku?
Wdrożenie BCP – najważniejsze pytania
O tym, dlaczego warto wdrożyć Plan Ciągłości Działania, przeczytasz więcej w artykule: PCD to nie tylko zapewnienie ciągłości biznesu, ale także oszczędności i nowe przychody.
Co jednak, gdy już zdecydowałeś się na BCP w organizacji, ale wciąż nie masz jasności, jak jego tworzenie wygląda w praktyce? Z pewnością nie jesteś jedyny. Od naszych klientów, którzy chcą skutecznie zarządzać kryzysami w firmie, ciągle słyszymy powtarzające się pytania. Dlatego też postanowiliśmy na nie odpowiedzieć i maksymalnie ułatwić Ci skuteczne wdrożenie BCP.
1. Jak wygląda wdrożenie BCP krok po kroku?
Proces wdrażania BCP można podzielić na kilka etapów. Pierwszym z nich jest dogłębne poznanie środowiska, w jakim działa firma:
- wewnętrznego – jej dojrzałości, kultury organizacyjnej, sposobu zarządzania, dostępności zasobów, wdrożonych procesów i sprzętów
- zewnętrznego – zależności od dostawców i udziałowców, kwestii prawnych, otoczenia ekonomicznego i środowiskowego
Jest to konieczne, gdyż to właśnie od tych aspektów zależy ciągłość realizacji kluczowych procesów, których identyfikacja jest kolejnym etapem wdrożenia BCP w organizacji. Za kluczowe uznaje się wszystkie procesy, które są związane ze świadczeniem usług i generowaniem zysku. Przykładowo, o ile zaburzenie działania HR czy administracji może przynieść firmie pewne niedogodności, tak nie prowadzi do wstrzymania zasadniczych działań biznesu.
Po zidentyfikowaniu kluczowych procesów przychodzi czas na przeprowadzenie analiz przygotowawczych – analizy wpływu na biznes (BIA) oraz analizy ryzyka (RA). Pisaliśmy o nich szerzej w tym artykule. Na tym etapie kluczowe jest znalezienie odpowiedzi na pytania:
- Jakie ryzyka mogą się pojawić?
- Jaki mogą mieć wpływ na procesy biznesowe?
- Jakie jest prawdopodobieństwo ich zaistnienia?
- Co może się stać, gdy ziści się negatywny scenariusz?
Znając ryzyka, można następnie mierzyć i monitorować ich wpływ na procesy z wykorzystaniem wskaźników takich jak:
- Maximum Tolerable Period of Disruption (MTPD). Wskaźnik ten oznacza maksymalny tolerowany okres występowania zakłóceń i zaprzestania dostarczania produktów lub usług.
- Minimum Business Continuity Objective (MBCO). Jest to minimalny poziom produkcji lub świadczenia usług, który jest konieczny do tego, aby organizacja mogła nadal osiągać zamierzone cele podczas przestoju.
- Recovery Point Objective (RPO). Oznacza on punkt, do którego informacje wykorzystywane podczas operacji biznesowych są przywracane, aby umożliwić działanie po wznowieniu.
- Recovery Time Objective (RTO). To okres po incydencie, w którym produkt lub usługa są wznawiane lub odzyskiwane są zasoby.
Kolejnym krokiem wdrażania BCP po określeniu wskaźników jest opracowanie właściwej strategii Planu Ciągłości Działania. Na tym etapie konieczne jest ustalenie, kto, kiedy oraz jakie czynności podejmie w sytuacji kryzysowej, a także przygotowanie planów odtworzeniowych, które zapewnią szybkie wznowienie biznesu po wystąpieniu kryzysu.
Co jednak ważne, sformułowanie takiego planu to dopiero początek, a nie koniec. W kolejnych krokach testuje się różne scenariusze, dokonuje się ich pomiarów i ewaluacji oraz ulepsza wybrane strategie.
2. Ile trwa wdrożenie BCP?
Przyjmuje się, że wdrożenie Planu Ciągłości Działania trwa od 6 do 12 tygodni. Czas ten zależy jednak od kilku czynników, takich jak zasoby, jakimi dysponuje organizacja czy to, jak złożona jest działalność i struktura zarządzania danej firmy.
Istotna jest tu także norma ISO 22301 związana właśnie z BCP. W przypadku przeprowadzania wdrożenia z certyfikacją konieczne jest jeszcze dokładniejsze poznanie kontekstu, w jakim działa organizacja, zapewnienie wsparcia przywódczego dla procesu oraz zastosowanie odpowiednich praktyk planowania, wspierania i zapewniania zasobów. Chociażby z uwagi na szerszy zakres dokumentowania procedur można spodziewać się, że certyfikacja ISO 22301 będzie wymagała nieco więcej czasu niż standardowe wdrożenie.
3. Czyjego zaangażowania wymaga wdrożenie BCP?
Proces wdrożenia Planu Ciągłości Działania jest oczywiście prowadzony przez doświadczonego doradcę lub konsultanta. To on prowadzi organizację przez kolejne etapu procesu i dobiera odpowiednie narzędzia. W rzeczywistości jednak właściwą pracę wykonują członkowie organizacji – zarówno managerowie, jak i pracownicy niższych szczebli. Wynika to z tego, że prace nad wdrożeniem BCP w firmie polegają przede wszystkim na analizie dokumentacji i procesów, co nie może się odbyć bez szczegółowych wywiadów i warsztatów z członkami zespołów. Podczas pandemii COVID-19 wiele takich spotkań jest realizowanych online w postaci krótkich sesji, co znacznie usprawnia procesy i sprawia, że stają się one bardziej agile.
Znając strukturę i procesy, można już sprawnie zaplanować prace nad wdrożeniem BCP i zaangażować managerów odpowiedzialnych za poszczególne działania. Istotne jest jednak to, aby przy analizie ryzyka prowadzić rozmowy z tak dużą ilością pracowników, jak to możliwe – zwłaszcza tymi niższego szczebla. Dlaczego? Dlatego, że to właśnie oni wiedzą najwięcej o codziennych zadaniach realizowanych w organizacji i będą w stanie trafniej zidentyfikować ryzyka. Taka współpraca pozwala zebrać informacje niezbędne nie tylko do określenia omówionych wcześniej wskaźników, ale również do oceny kosztów finansowych występowania przestojów w realizacji kluczowych procesów.
Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o tym, jak przygotować się do wdrożenia Planu Ciągłości Działania, dodatkowe informacje znajdziesz w tym artykule. A jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu, skontaktuj się z nami. W ESKOM zajmujemy się BCP od lat i będziemy w stanie zapewnić Ci wsparcie doświadczonych doradców i konsultantów.
