Poniżej opisujemy kilka powodów, dla których warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności NDA. Umowa o zachowaniu poufności, czyli NDA (ang. Non-Disclosure Agreement), to dokument, który ma za zadanie chronić wewnętrzne informacje naszej firmy. Co ważne, nie jest to dodatkowa klauzula czy tylko zapis w umowie o świadczenie usług, ale jest to osobny dokument, który podpisują oba podmioty – ten, który udostępnia dane, i ten, który zobowiązuje się do zachowania poufności. Dokument ten określa, kogo, w jakim zakresie i na jaki czas będą obowiązywały zapisy umowy.
Kiedy warto podpisać NDA?
Warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności (NDA) podpisać zawsze wtedy, kiedy rozpoczynamy współpracę z nowym podmiotem, z którym będziemy dzielić się pomysłami albo technologią i który będzie miał dostęp do bazy naszych klientów lub do naszych zestawień finansowych. Zasada jest prosta: jeśli nie chcielibyśmy czegoś podać do publicznej informacji np. w internecie, to nie przekazujemy tego kontrahentom czy podwykonawcom bez podpisania umowy.
Ile kosztuje pomysł?
Więcej niż jego wykonanie. Pamiętajmy, że w czasach cyfryzacji i globalnej wymiany informacji to pomysły i opracowane technologie stanowią o wartości firmy. Pracownicy są bardzo cenni, ich kompetencje i wiedza dają nam gwarancję zaistnienia – i powodzenia – naszego produktu na rynku. Ale trzeba pamiętać, że rynek pracy jest bardzo dynamiczny, pracownicy migrują, zmieniają specjalizację, chcą się rozwijać w różnych kierunkach. Coraz częściej korzystamy także z usługi body leasingu, który pozwala nam praktycznie z dnia na dzień zasilić nasz zespół pracownikami o potrzebnych kompetencjach. Dlatego tak ważne jest odpowiednie zabezpieczenie naszych technologii – chcemy pracować z najlepszymi, ale też chcemy być najlepsi i nie chcemy powierzać konkurencji naszych tajemnic. Ważne jest również dbanie o bezpieczeństwo naszych systemów informatycznych. Zwykle jest tak, że chcemy się dzielić wiedzą – i robimy to chętnie. Jednak to „coś”, co nas wyróżnia na rynku, powinno pozostać w gronie naszych pracowników.
Umowa o zachowaniu poufności powinna zabezpieczać to, co dla naszej firmy jest najważniejsze. Mogą to być pomysły, koncepty, ale też sposoby wykorzystania czy przetwarzania informacji, proces produkcyjny. Wszystko to, co ma swoją cenę na rynku (wartość gospodarczą) i przynosi nam realną korzyść, powinniśmy zabezpieczyć w umowie.
Oczywiście, nie każda informacja jest tajemnicą firmy – są nią tylko te nieupublicznione informacje dotyczące wspomnianej technologii czy np. organizacji naszej pracy. To, jaką serwujemy kawę, zwykle nie będzie stanowiło tajemnicy, ale jednak nie warto zdawać się na intuicję naszych kontraktorów. Dlatego ważne jest, żeby podkreślać, które dane mają charakter poufny – a w tym też pomoże nam umowa.
Dlaczego warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności NDA?
- Dbamy o to, żeby powierzenie danych w ramach umowy z podmiotami, z którymi współpracujemy, było bezpieczne i poparte odpowiednimi zapisami prawnymi. Dzięki temu, jeśli ktoś naruszy postanowienia umowy, poniesie konsekwencje. Najczęściej są to kary pieniężne oraz możliwość dochodzenia odszkodowania. Pozwoli nam to ocalić firmę w sytuacji, kiedy wpadniemy w kłopoty finansowe przez nieuczciwego – albo po prostu nieodpowiedzialnego – współpracownika, który ujawni tajemnice naszego przedsiębiorstwa konkurencji.
- Zaproszenie do współpracy osoby (lub ogólnie podmiotu) z zewnątrz jest łatwe i przejrzyste. Od razu po podpisaniu NDA możemy dać takiej osobie dostęp do naszych zasobów, nie musimy uważać na to, co mówimy w jej obecności. Dostajemy też możliwość dołączenia nowego pracownika do dowolnego zespołu bez straty dla jego członków – nie musimy tworzyć osobnych ścieżek komunikacji, omijających nową osobę. Ponieważ podpisała ona NDA, staje się od razu pełnoprawnym członkiem zespołu pracującego nawet przy najbardziej wrażliwych danych.
- Chronimy tajemnice przedsiębiorstwa przed konkurencją – pamiętajmy, że i w przypadku pracowników zatrudnianych w ramach body leasingu, i w przypadku kontraktorów, zapraszamy osoby z określoną wiedzą do wykonania konkretnych zadań. Ich praca bazuje na naszych systemach i narzędziach – dostają dostęp do naszych repozytoriów i baz danych, a więc tym samym np. do listy naszych klientów.
- Łatwiejsze ponowne zatrudnienie podmiotu. Jeśli podpiszemy z danym podmiotem NDA na czas dużo dłuższy niż czas trwania projektu, przy którym współpracujemy, będzie nam łatwiej ponownie zaprosić go do współpracy przy kolejnych projektach. Daje nam to zarazem pewną elastyczność, ale też generuje oszczędność. Jeśli nie musimy pisać nowej umowy o zachowaniu poufności i negocjować jej warunków z nowym podmiotem, to oszczędzamy czas, który byłby potrzebny na ustalenia z prawnikami po obu stronach.
Powyższa lista nie wyczerpuje powodów, dla których warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności NDA. Oczywiście podpisanie takiej umowy nie oznacza, że nie ufamy sobie nawzajem. Przeciwnie – ufamy sobie i dlatego razem siadamy do stołu, przy którym podpisujemy dokument, który nas chroni.
